研究生证和校徽是研究生的身份证明，为了敦促研究生妥善保管和正确使用学生证和校徽，维护学校正常的教学与管理秩序，特制定本规定。
一、研究生入学后，由研究生处签发研究生证一本，校徽一枚。研究生证和校徽由研究生本人签字后领取，不得代领。
二、研究生证和校徽只限本人使用，严禁转借、送人。研究生应对其妥善保管，防止丢失。不得损坏或涂改，如随意损坏或涂改，将不予更换或补发。
三、研究生证和校徽如有丢失，应及时向研究生处挂失。由本人写出书面补发申请，经所在院研究生秘书审核同意后，统一到研究生处办理。各单位办理研究生证补发手续，应有记载。补发的研究生证编号，为原始编号后加“补”字。学生照片应该是近期的一寸登记照。研究生证丢失又未及时挂失而被他人利用，造成的后果由丢证研究生承担责任。
四、不带工资学习的研究生，按国家规定，可享受火车乘车优待。研究生在入学时应将探亲乘车区间如实填入研究生证。如父母或配偶迁居需修改乘车区间，应由研究生本人提交书面报告，经所在院及研究生处同意，准予更改，盖章有效。
五、每学期开学后两周内，研究生必须持研究生证到所在院加盖湖南科技大学研究生注册章，未按期加盖注册章的研究生证一律无效。
六、研究生因毕业、结业、退学、转学等原因离校时，必须将研究生证交研究生处注销，方可办理离校手续。
七、本规定自发文之日起试行，由研究生处负责解释。