关于做好2013届毕业生档案管理和转递工作的通知

各学院学工办：

为做好2013届毕业生档案管理和转递工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时、转递顺畅，现将有关事顶通知如下：

一、归档材料的收集、要求

1．毕业生档案归档材料包括：高考材料、学生登记表、入校体检表、每学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料（入团志愿书、入党志愿书和党员登记表）、奖励材料（包括优秀共青团员、优秀团干推荐表、优秀毕业生审批表等）、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不能归档；

2．学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系等印章；

3．材料填写中，如遇没有内容填入到该项中，例如：没有奖励或处分的、没有海外关系的等情况，则在该栏填写“无”或“否”；

4．校级及校级以上的奖励材料和受严重警告及以上处分的材料（原文）才能归档，学院的奖励和处分材料不在归档范围。

二、档案管理

1．已就业的毕业生，原则上其档案转至报到地的用人单位、或由用人单位委托人事代理、或自主选择人才市场办理人事代理。个别学生档案如需学校代为保管的（保管期限为毕业后两年内），必须出具用人单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，填写《应届毕业生档案留校申请表》，经所在学院同意，就业中心审定，并按规定到学校财务处交纳代保管费（120元/年）后，学校方可代为保管档案；

2．未就业的毕业生，其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在校园就业网可下载），经学院同意后方可办理。属湖南省生源的毕业生档案转至市级教育局毕业生就业办公室，外省生源的毕业生档案可转至所在省（市）教育厅（局）大中专毕业生就业指导中心（就业办）或省（市）人力资源和社会保障厅（局），以就业系统中回原籍的报到单位名称为依据填写档案转递信息；②省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管，2013届毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，免费托管期限从2013年7月1日至2015年6月30日止，在此期限内免收档案、户籍托管费用；③人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，将档案转至相应的省（市）人才服务中心，如湖南省人才流动服务中心、长沙市人才服务中心、湘潭市人才开发中心等（可管理档案、户籍，代评职称、转正定级等）；④暂由学校保管。保管期限为两年，由毕业生本人提出申请，填写《应届毕业生档案留校申请表》，经所在学院同意，就业中心审定后，学校方可代其保管。两年后，毕业生本人仍未调出档案的，学校依据国家相关就业政策，不再为其代管，学校将满两年的毕业生档案转至毕业生生源所在地，湖南生源转至毕业生所属市的市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生转至毕业生所属省教育厅或省人力资源与社会保障厅指定的毕业生就业工作服务部门。

三、档案转递

1．毕业生档案是通过中国邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国家企、事业单位或人才服务中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位或档案接收单位联系准确的档案存放地址，以免影响毕业生档案转递和报到。

2．中国邮政局机要转递信件规定的查询期限为一年，过期不办理查询。应届毕业生务必在毕业当年8月1日至9月30日之间到档案接收单位查询、落实本人档案是否收到。

3．寄出的毕业生档案袋口均粘贴“湖南科技大学学生档案密封签”，并有湖南科技大学学生档案管理部门印章密封。需要有人事档案保管权限的单位才能拆封，没有人事档案保管权限的单位或个人不得拆封。请毕业生保管好档案密封口，以免拆封不当，给档案转递和接收时带来不必要的麻烦。

4．根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校两周内寄出。各学院务必及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，送交的材料必须由学院按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业工作负责老师带领专人来学生档案室协助整理材料归档和邮寄档案。

5．应届毕业生可于毕业当年9月1号以后登陆“湖南科技大学就业信息网”，通过网站首页上“学生档案查询”栏目查询档案邮寄信息。

四、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。

湖南科技大学就业指导与服务中心

二O一三年五月六日

   

   

  

  

      

2013届人事代理办理时间安排

 

                                       

 

关于输入毕业生档案转寄信息的注意事项

为了搞好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案准确、顺利、及时地转入用人单位，在报档案转递地址时请注意如下事项：

一、请各学院在《2013届毕业生档案转递名册》内“收档单位地址及单位全称”、“收档部门”、“收档单位邮编”栏中档案转递的信息按要求输入，并请在6月10日前将填好后的excel电子文档回传给就业中心学生档案室，同时请负责老师亲自到学生档案室与纸质文档核对。

二、“收档单位地址及单位全称”一栏请输入《就业协议书》中的<档案转寄详细地址>中的地址和单位全称，毕业生档案是通过邮政局采用机要方式转递，机要转递收件单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国营企、事业单位或人才交流中心等。无人事档案保管权限的外资、私企、家庭、乡镇、中小学校不能接收机要，请毕业生与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到和档案转递。

三、填写格式要求

 1．“收档单位地址及单位全称”、“收档部门”、“收档邮编”栏按照以下样表填写。“收档单位地址及单位全称”栏按以下样表填写：XX省XX市XX路(街) XX号及收档单位全称

 

 

2．档案转到以下五个单位：“湖南省人才流动服务中心”、“长沙市人才服务中心”、“湖南科技大学研招办”“省中心托管”“湘潭市人才开发中心”的，只需如上表所示，在“收档单位地址及单位全称”栏填写“湖南省人才流动服务中心”、“长沙市人才服务中心”、“湖南科技大学研招办”“省中心托管” “湘潭市人才开发中心”，收档部门、收档邮编、备注栏不需填写。

四、部分考上校外研究生或者录入事业单位的毕业生单位确实要求提前调档的，请在“备注”栏填入“提前”二字。

五、邮政局机要转递信件查询期限为一年，过期不办理查询。毕业生本人务必在8月1日至9月30日之间到接收档案单位查询、落实档案是否收到。

                                                                                  湖南科技大学就业指导与服务中心

2013年5月6日

附件	/tmxy/tmxy/uploads/soft/201305/4_16134512.doc